Reglementation

Une mairie, une école ou un hôpital ne paie que les factures déposées sur Chorus Pro. Les informations à réunir avant de facturer, le dépôt pas à pas, les motifs de rejet fréquents et comment Potti transmet vos factures publiques sans passer par le portail.

Vous livrez les repas d'une école, le cocktail des vœux du maire ou les plateaux d'un hôpital ? Votre client est un acheteur public, et il ne peut payer qu'une facture reçue par Chorus Pro, le portail de facturation de la sphère publique. Une facture envoyée par email ou par courrier ne sera pas traitée : le délai de paiement ne court même pas.

Ce guide s'adresse aux traiteurs, cuisines centrales et cuisines collectives qui travaillent (ou veulent travailler) avec des mairies, des collectivités, des établissements scolaires, des hôpitaux ou des EHPAD publics. Il explique ce qu'il faut réunir avant de facturer, comment se passe un dépôt, pourquoi une facture est rejetée, et comment ne plus passer par le portail du tout.

Chorus Pro : qui est concerné ?

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises qui facturent l'État, une collectivité territoriale ou un établissement public doivent le faire sous forme électronique, via Chorus Pro. Micro-entreprise ou grande cuisine centrale, la règle est la même.

Pour un métier de bouche, les clients publics les plus fréquents sont :

  • les communes : cantines scolaires, repas des aînés, réceptions officielles, vœux du maire ;
  • les départements et régions : collèges, lycées, événements institutionnels ;
  • les établissements publics de santé : hôpitaux, EHPAD publics ;
  • les intercommunalités, CCAS, syndicats intercommunaux qui gèrent la restauration scolaire ou le portage de repas ;
  • les services de l'État : préfectures, universités, administrations.

Astuce : un organisme public se reconnaît souvent à son SIREN, qui commence par 1 ou 2. Une association qui gère une crèche ou un EHPAD privé associatif n'est en général pas concernée : elle reçoit vos factures comme n'importe quelle entreprise.

Chorus Pro et la réforme de la facturation électronique 2026

La réforme de la facturation électronique, qui démarre le 1er septembre 2026, concerne les factures entre entreprises (B2B). Elle ne remplace pas Chorus Pro : les factures aux acheteurs publics (B2G) continuent d'y arriver.

Ce qui change, c'est le chemin. Vos factures aux entreprises passent désormais par une plateforme agréée (PA). Beaucoup de plateformes agréées savent aussi transmettre les factures publiques à Chorus Pro. Résultat : un seul circuit pour toutes vos factures, qu'elles aillent à une agence événementielle, à un comité d'entreprise ou à une mairie.

Pour le détail de la réforme B2B, voir notre guide de la facturation électronique 2026.

Les informations à réunir avant de facturer

La majorité des rejets viennent d'une information manquante dès le départ. Demandez-les au moment du devis ou du bon de commande, pas au moment de facturer :

Information Où la trouver Obligatoire ?
SIRET de l'entité publique Bon de commande, annuaire Chorus Pro Toujours
Code service Communiqué par l'acheteur, annuaire Chorus Pro Si l'entité l'exige
Numéro d'engagement (bon de commande, n° de marché) Bon de commande ou acte d'engagement Si l'entité l'exige
Votre SIRET et votre compte Chorus Pro Votre compte fournisseur Toujours

Le numéro d'engagement est le piège le plus fréquent. De nombreuses collectivités l'exigent : sans lui, la facture est rejetée automatiquement, même si la prestation a été servie et validée. Pour une cantine en marché public, il figure en général sur le bon de commande ou le marché ; pour un événement ponctuel, demandez-le au service qui vous a commandé la prestation.

Déposer une facture sur Chorus Pro : les étapes

Si vous déposez vous-même vos factures sur le portail, le parcours est le suivant :

  1. Créer votre compte fournisseur sur Chorus Pro, rattaché au SIRET de votre entreprise (une seule fois).
  2. Rechercher la structure publique destinataire par son SIRET dans l'annuaire, puis le service si elle en exige un.
  3. Choisir le mode de dépôt : saisie directe sur le portail, ou dépôt d'un PDF (ou d'un fichier Factur-X) de votre facture.
  4. Renseigner le numéro d'engagement si la structure l'exige.
  5. Valider le dépôt et conserver l'accusé de réception.
  6. Suivre le statut : déposée, mise à disposition du destinataire, puis mise en paiement, ou rejetée / suspendue avec un motif.

Ce parcours reste gérable pour une facture par trimestre. Il devient lourd quand vous facturez chaque mois plusieurs sites (écoles, crèches, EHPAD) : autant de saisies, autant de risques d'erreur de code service, et un suivi de statuts à faire à la main sur le portail.

Les motifs de rejet les plus fréquents

  • Numéro d'engagement absent ou erroné : de loin le premier motif. Vérifiez-le sur chaque bon de commande.
  • Mauvais SIRET destinataire : une commune peut avoir plusieurs SIRET (mairie, caisse des écoles, CCAS). Facturez celui qui a passé la commande.
  • Code service manquant : la structure l'exige mais il n'a pas été renseigné.
  • Montants incohérents avec le bon de commande ou le marché (quantités, prix unitaire, TVA).
  • Facture en double : même numéro déposé deux fois après une relance.

Une facture rejetée doit être corrigée et redéposée : le délai de paiement repart de zéro. D'où l'intérêt de réunir les bonnes informations dès la commande.

Délais de paiement des acheteurs publics

Une fois la facture reçue sur Chorus Pro, l'acheteur public dispose d'un délai légal de paiement : 30 jours pour l'État et les collectivités territoriales, 50 jours pour les établissements publics de santé. Passé ce délai, des intérêts moratoires et une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement vous sont dus. Le délai ne commence qu'à la réception d'une facture conforme : une facture rejetée ou envoyée hors Chorus Pro ne le déclenche pas.

Facturer les collectivités depuis Potti

Potti est connecté à Chorus Pro via sa plateforme agréée de facturation électronique, incluse dans l'abonnement. Vous facturez une mairie exactement comme une entreprise :

  • Le client public est reconnu : à la création de la fiche client, un SIREN qui commence par 1 ou 2 est identifié comme organisme public. Vous pouvez aussi cocher « Organisme public » à la main (association gestionnaire, cas particulier).
  • Le numéro d'engagement est demandé au bon moment : au moment d'émettre la facture, le champ « Référence commande client » vous rappelle de le renseigner pour un client public.
  • La facture part toute seule : au format réglementaire, vers Chorus Pro pour les acheteurs publics, vers le destinataire via la plateforme agréée pour les entreprises. Aucun dépôt sur le portail, aucune double saisie.
  • Le suivi se fait dans Potti : le statut de chaque facture électronique (transmise, reçue, rejetée avec son motif, payée) remonte dans l'onglet Facturation électronique.

Pour une cuisine centrale qui facture chaque mois plusieurs écoles depuis les bons de livraison signés, c'est la différence entre une demi-journée sur le portail et un clic. Voir aussi le logiciel pour cuisine collective et la liste des intégrations de Potti.

Questions fréquentes

Un traiteur doit-il obligatoirement passer par Chorus Pro pour facturer une mairie ?

Oui. Depuis le 1er janvier 2020, toute entreprise qui facture une entité publique (État, collectivité, établissement public) doit transmettre sa facture sous forme électronique via Chorus Pro. Une facture papier ou envoyée par email n'est pas recevable.

La réforme de la facturation électronique 2026 remplace-t-elle Chorus Pro ?

Non. La réforme concerne les factures entre entreprises, qui passent par une plateforme agréée. Les factures aux acheteurs publics continuent d'arriver sur Chorus Pro, et une plateforme agréée peut les y transmettre pour vous.

Qu'est-ce que le numéro d'engagement sur une facture Chorus Pro ?

C'est la référence de la commande publique (bon de commande, numéro de marché). Beaucoup de collectivités l'exigent : sans lui, la facture est rejetée automatiquement. Demandez-le dès la commande.

Puis-je facturer une cantine scolaire publique et une entreprise avec le même logiciel ?

Oui. Avec Potti, le client public est reconnu à son SIREN et sa facture part vers Chorus Pro, tandis que les factures aux entreprises passent par la plateforme agréée. Même geste, même suivi.

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