La réforme de la facturation électronique est en vigueur depuis le 1er septembre 2026. Calendrier, nouvelles mentions obligatoires, plateforme agréée, sanctions et checklist : ce que doit faire un traiteur, un boulanger ou une cuisine collective.
La réforme de la facturation électronique est entrée en vigueur le 1er septembre 2026. Depuis cette date, toutes les entreprises, y compris les traiteurs, boulangeries, pâtisseries et cuisines collectives, doivent être capables de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les ETI doivent aussi les émettre. Pour les PME, TPE et micro-entreprises, l'émission et l'e-reporting deviennent obligatoires le 1er septembre 2027.
Concrètement, une facture entre professionnels ne sera bientôt plus un PDF envoyé par email : c'est un fichier structuré (Factur-X, UBL ou CII), transmis par une plateforme agréée, avec de nouvelles mentions comme le SIREN du client ou l'adresse de livraison. Ce guide regroupe ce qui change, le calendrier, les mentions, les sanctions et une checklist valable dès aujourd'hui.
Ce qui change avec la réforme
La facturation électronique ne se limite pas à dématérialiser une facture. Trois choses changent en même temps.
Le format. Une facture électronique est un fichier de données structurées, lisible par un logiciel sans ressaisie. Un PDF classique, même envoyé par email, reste une facture papier au sens de la réforme.
Le circuit. La facture ne part plus directement de votre boîte mail vers celle du client. Elle transite par une plateforme agréée par l'administration, qui la transmet à la plateforme de votre client et envoie au fisc les données utiles.
Les données transmises à l'administration. Pour vos ventes entre professionnels français, c'est la facture elle-même qui porte l'information (e-invoicing). Pour vos ventes aux particuliers et à l'étranger, vous transmettez un résumé des données de vente et d'encaissement (e-reporting).
| Critère | Facture PDF ou papier | Facture électronique |
|---|---|---|
| Format | Libre (papier, PDF) | Structuré : Factur-X, UBL ou CII |
| Transmission | Courrier, email | Plateforme agréée |
| Traitement chez le client | Saisie manuelle | Intégration automatique |
| Suivi | Aucun, sauf relance | Statuts : déposée, reçue, rejetée, payée |
| Information du fisc | Au moment de la déclaration de TVA | Au fil de l'eau, via la plateforme |
L'État poursuit deux objectifs : lutter contre la fraude à la TVA et, à terme, pré-remplir les déclarations de TVA à partir des données de facturation. Pour un traiteur, la contrepartie est concrète : moins de ressaisie chez le client, moins de factures perdues et un statut de paiement visible.
Calendrier de la facturation électronique
Le calendrier dépend de la taille de l'entreprise qui émet la facture, pas de celle de son client. Une PME qui livre un grand groupe n'a pas l'obligation d'émettre en électronique avant septembre 2027 (elle peut le faire volontairement si son client le demande).
| Date | Qui | Obligation |
|---|---|---|
| 1er septembre 2026 | Toutes les entreprises | Recevoir les factures électroniques de ses fournisseurs |
| 1er septembre 2026 | Grandes entreprises et ETI | Émettre des factures électroniques et faire l'e-reporting |
| 1er septembre 2027 | PME, TPE, micro-entreprises | Émettre des factures électroniques et faire l'e-reporting |
Pour un traiteur ou une boulangerie de taille PME, cela donne deux temps :
- Depuis septembre 2026 : vos fournisseurs de grande taille (grossistes, industriels, énergie, location de matériel) peuvent déjà vous envoyer des factures électroniques. Vous devez disposer d'une plateforme agréée pour les recevoir.
- À partir de septembre 2027 : toutes vos factures à des clients professionnels français passent en électronique, et vos ventes aux particuliers entrent dans l'e-reporting.
L'année qui sépare les deux dates est le bon moment pour tester l'émission sur quelques clients, sans risque de sanction.
Les mentions obligatoires sur une facture électronique
Les mentions classiques (inchangées)
Elles restent exigées comme aujourd'hui : identité et SIREN/SIRET du vendeur, numéro de TVA intracommunautaire, identité et adresse du client, numéro de facture unique et chronologique, date d'émission, date de la prestation ou de la livraison, désignation, quantités et prix unitaires HT, taux et montant de TVA par taux, total HT et TTC, conditions de paiement, pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
Les nouvelles mentions
| Mention | Quand l'indiquer | Exemple pour un métier de bouche |
|---|---|---|
| SIREN du client | Toujours, pour un client professionnel | Le SIREN de l'agence qui commande un cocktail |
| Adresse de livraison | Si elle diffère de l'adresse de facturation | Salle de réception, école livrée par la mairie facturée |
| Catégorie de l'opération | Toujours : livraison de biens, prestation de services ou mixte | Buffet avec service et personnel : mixte |
| Option pour la TVA sur les débits | Seulement si vous avez choisi cette option | Mention « Option pour le paiement de la TVA d'après les débits » |
Trois points méritent attention dans les métiers de bouche.
L'adresse de livraison est la règle, pas l'exception, chez un traiteur événementiel. Vous facturez le siège d'une entreprise et vous livrez un lieu de réception, ou vous facturez une mairie et vous livrez ses écoles. Chaque facture doit alors porter l'adresse complète du lieu de livraison. Un laboratoire qui livre un restaurant à son adresse de facturation n'a rien à ajouter.
La catégorie est souvent « mixte » pour un traiteur. Une livraison de pain à une cantine ou de produits finis à un restaurant relève de la livraison de biens. Un buffet avec dressage, service ou personnel associe des biens et des services. La location seule de matériel est une prestation de services.
La TVA sur les débits est rare. La plupart des traiteurs et artisans sont au régime des encaissements pour leurs prestations de services : la mention ne les concerne pas. Si vous avez opté pour les débits, elle devient obligatoire sur chaque facture.
Le SIREN d'un client se trouve sur ses propres factures, ses mentions légales ou l'Annuaire des entreprises. Le plus simple reste de le demander au moment du devis.
Plateforme agréée et formats de facture
Qu'est-ce qu'une plateforme agréée ?
Une plateforme agréée (anciennement appelée PDP, plateforme de dématérialisation partenaire) est un opérateur immatriculé par l'administration fiscale pour émettre, recevoir et transmettre les factures électroniques et les données d'e-reporting. Chaque entreprise choisit la sienne, ou en utilise une à travers son logiciel de facturation ou de comptabilité. Les plateformes communiquent entre elles : votre client n'a pas besoin d'utiliser la même que vous.
Le portail public de facturation (PPF) ne sert plus à facturer. Il tient l'annuaire qui indique sur quelle plateforme chaque entreprise reçoit ses factures, et concentre les données transmises à l'administration. Il faut donc passer par une plateforme agréée : il n'existe pas de portail public gratuit pour émettre vos factures.
Pour comparer les offres (intégration à votre logiciel, prise en charge de l'e-reporting, envoi vers Chorus Pro, suivi des statuts), voir notre guide pour choisir sa plateforme agréée.
Les trois formats acceptés
- Factur-X : un PDF lisible par un humain, qui embarque un fichier XML structuré. C'est le format le plus pratique pour une petite entreprise, car le client peut le lire comme une facture habituelle.
- UBL : un format XML pur, courant dans les échanges européens.
- CII : un autre format XML, proche de celui contenu dans Factur-X.
En pratique, vous n'avez pas à manipuler ces fichiers : votre logiciel les produit, la plateforme agréée les transmet.
Cas des clients particuliers : l'e-reporting
Mariages, anniversaires, réceptions privées, ventes au comptoir : vos clients particuliers continuent de recevoir leur facture comme aujourd'hui. En revanche, à partir du 1er septembre 2027 pour une TPE ou une PME, vous transmettez au fisc, via votre plateforme agréée, les données de ces ventes (montants, TVA par taux, période) et, pour les prestations de services, les encaissements, acomptes compris. La fréquence dépend de votre régime de TVA.
Tout le détail est dans notre guide de l'e-reporting pour les ventes aux particuliers.
Cas des clients publics : Chorus Pro
Mairies, collectivités, écoles publiques, hôpitaux, EHPAD publics : ces acheteurs continuent de recevoir leurs factures par Chorus Pro, obligatoire depuis 2020. La réforme ne change pas cette règle, mais une plateforme agréée peut déposer vos factures publiques sur Chorus Pro à votre place. Vous gardez alors un seul circuit pour tous vos clients professionnels. Pensez au numéro d'engagement et au code service, première cause de rejet.
Voir notre guide Facture Chorus Pro : facturer une mairie, une cantine ou un EHPAD.
Les sanctions prévues
Les amendes ont été fixées par la loi de finances pour 2024 et figurent à l'article 1737 du Code général des impôts.
| Manquement | Amende | Plafond |
|---|---|---|
| Facture non émise sous forme électronique alors que vous y êtes obligé | 15 € par facture | 15 000 € par an |
| Transmission d'e-reporting manquante | 250 € par transmission | 15 000 € par an |
| Mention obligatoire absente ou inexacte (règle déjà en vigueur) | 15 € par omission ou inexactitude | Un quart du montant de la facture |
Quelques ordres de grandeur. Un traiteur qui émet 50 factures B2B par mois, toutes en PDF après septembre 2027, s'expose à 600 × 15 € = 9 000 € sur l'année. Un laboratoire qui en émet 150 par mois atteint le plafond de 15 000 €. Un e-reporting oublié tous les mois coûte 3 000 € par an.
La loi prévoit une tolérance : pas d'amende pour une première infraction dans l'année en cours et les trois années précédentes, si elle est réparée spontanément ou dans les 30 jours suivant la demande de l'administration. Elle ne couvre pas un défaut répété.
Au-delà des amendes, le coût le plus fréquent est opérationnel : une facture incomplète peut être rejetée par la plateforme ou par le client, et le délai de paiement ne court qu'à partir d'une facture conforme. Pour un traiteur qui avance les achats d'un événement, c'est d'abord un sujet de trésorerie.
Se mettre en conformité maintenant
La réception est déjà obligatoire, l'émission arrive dans un an. Voici ce qui compte en septembre 2026 :
- Choisir votre plateforme agréée pour la réception, si ce n'est pas fait. Elle vous inscrit dans l'annuaire pour que vos fournisseurs sachent où envoyer leurs factures. Beaucoup de logiciels comptables et de banques professionnelles en proposent une.
- Faire le point avec vos fournisseurs importants (grossistes, industriels, loueurs) : lesquels vous envoient déjà des factures électroniques, et sur quelle adresse.
- Compléter vos fiches clients : SIREN de chaque client professionnel, adresses de livraison habituelles, repérage des clients publics (SIREN commençant par 1 ou 2) qui passent par Chorus Pro.
- Vérifier votre régime de TVA (encaissements ou débits) et la catégorie de vos prestations, pour que chaque facture porte les bonnes mentions.
- Choisir un logiciel qui produit des factures électroniques au format Factur-X et les transmet à une plateforme agréée, sans ressaisie.
- Tester l'émission avant septembre 2027 sur quelques clients professionnels, puis sur vos factures aux collectivités.
- Préparer l'e-reporting si vous travaillez avec des particuliers : vos acomptes et encaissements doivent être suivis dans votre outil, pas dans un tableur à part.
- Désigner qui suit les rejets : une facture rejetée doit être corrigée vite, sinon le paiement attend.
Pour vérifier ces points un par un, utilisez notre checklist de conformité à la facturation électronique.
Une erreur fréquente : croire que l'envoi d'un PDF par email suffit, ou que la réforme ne concerne que les grandes entreprises. Une autre : attendre l'été 2027 pour choisir un outil, au moment où tout le monde s'y met.
Ce que fait Potti
Potti est un logiciel de gestion pour traiteurs, boulangeries, pâtisseries et cuisines collectives. Pour la facturation électronique :
- Des factures électroniques conformes : Potti émet vos factures au format Factur-X, avec les mentions obligatoires reprises de vos fiches clients et de vos commandes (SIREN, adresse de livraison, taux de TVA).
- Une plateforme agréée incluse dans l'abonnement : vos factures partent vers la plateforme de votre client sans démarche supplémentaire.
- Votre outil actuel, si vous préférez : si vous travaillez déjà avec Pennylane, Tiime ou Qonto, vous pouvez le garder.
- Les clients publics vers Chorus Pro : les factures aux mairies, collectivités et hôpitaux sont transmises à Chorus Pro, sans dépôt manuel sur le portail.
- Le suivi de chaque facture : le statut de chaque facture électronique (transmise, reçue, rejetée avec son motif, payée) est visible dans Potti.
Le devis signé devient la facture sans ressaisie, ce qui limite les erreurs de mentions. Pour le reste de la facturation au quotidien (acomptes, avoirs, TVA multi-taux), voir notre guide du logiciel de facturation traiteur, ou demandez une démonstration.
Questions fréquentes
La facturation électronique est-elle obligatoire pour un traiteur en 2026 ?
Oui pour la réception : depuis le 1er septembre 2026, tout traiteur doit pouvoir recevoir les factures électroniques de ses fournisseurs via une plateforme agréée. Pour l'émission, un traiteur de taille PME, TPE ou micro-entreprise a jusqu'au 1er septembre 2027. Les traiteurs de taille ETI ou grande entreprise émettent déjà en électronique depuis septembre 2026.
Un PDF envoyé par email est-il une facture électronique ?
Non. Une facture électronique au sens de la réforme est un fichier structuré (Factur-X, UBL ou CII) transmis par une plateforme agréée. Un PDF simple reste une facture papier. Le Factur-X ressemble à un PDF mais contient aussi les données structurées, et il doit passer par une plateforme agréée.
Quelle différence entre plateforme agréée et PDP ?
Aucune sur le fond : « plateforme agréée » est le nom officiel actuel de ce qu'on appelait PDP (plateforme de dématérialisation partenaire). C'est l'opérateur, immatriculé par l'administration, qui transmet vos factures à vos clients et les données au fisc. Le portail public (PPF) ne permet plus d'émettre des factures : il gère l'annuaire et centralise les données.
Quelles sont les sanctions si je n'émets pas de factures électroniques ?
L'amende est de 15 € par facture qui aurait dû être électronique, plafonnée à 15 000 € par an. Pour l'e-reporting, c'est 250 € par transmission manquante, plafonné à 15 000 € par an. Une première infraction réparée rapidement n'est pas sanctionnée, mais les rejets de factures et les retards de paiement coûtent souvent plus cher que l'amende.
Je travaille surtout avec des particuliers : suis-je concerné ?
Oui. Vos clients particuliers reçoivent leur facture comme avant, mais vous devez transmettre les données de ces ventes et de vos encaissements (e-reporting) à partir du 1er septembre 2027 pour une TPE ou une PME. Et vous devez de toute façon recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs depuis septembre 2026.
Dois-je changer de logiciel de facturation ?
Pas forcément. Votre logiciel doit produire des factures dans un format accepté, porter les nouvelles mentions et se connecter à une plateforme agréée. Si ce n'est pas le cas, ou si vous facturez depuis un tableur ou un traitement de texte, il faut changer d'outil avant septembre 2027. Un logiciel métier qui part du devis évite de ressaisir les adresses de livraison et les SIREN.
Sources officielles
- Ministère de l'Économie : tout savoir sur la facturation électronique
- Impots.gouv.fr : la facturation électronique
- Service-Public.fr : mentions obligatoires sur une facture
- Legifrance : article 1737 du Code général des impôts (sanctions)
- Annuaire des entreprises (recherche d'un SIREN)
Articles connexes
- Choisir sa plateforme agréée : les critères pour un traiteur ou un boulanger.
- Facturation électronique et particuliers : l'e-reporting pour les mariages et réceptions privées.
- Facture Chorus Pro : facturer une mairie, une cantine ou un EHPAD.
- Logiciel de facturation traiteur : acomptes, avoirs et TVA multi-taux au quotidien.
- Checklist de conformité à la facturation électronique : l'outil gratuit pour vérifier où vous en êtes.
